Verktyget: Så skapade vi nya mötesformer

Men i mars förra året förändrade coronapandemin allt. Det blev en stor omställning, minns Erik Bengtsson. Han arbetade som socialsekreterare på vuxenenheten på socialförvaltningen i Helsingborg fram till hösten 2020, då gick han över till tjänsten som administrativ handläggare på samma enhet.
Vuxenenheten fattade snabbt beslut om att halva arbetsgruppen med socialsekreterare skulle jobba hemma och den andra halvan skulle vara på kontoret, för att sedan bytas av varannan vecka. De flesta kontakter med brukare och samarbetspartners skulle skötas över telefon. Men socialsekreterarna insåg snart att de måste hitta sätt att träffa klienterna fysiskt för att säkerställa kvaliteten i det sociala arbetet.

– Vi behöver i många fall träffa medborgarna. Planeringsprocesser och förändringsarbete kan inte stå still för den enskilda, som ofta är i behov av stöd nu och inte kan vänta till pandemin är över. Väntar vi med att ge stöd kan problematiken bli mer komplex, säger Erik Bengtsson.

Personalen utforskade nya mötesformer som låg i linje med Folkhälsomyndighetens rekommendationer samtidigt som klienterna fick den hjälp de behövde. På Socialförvaltningen frågade medarbetarna sina kollegor om råd och lärde av varandras erfarenheter. Personalgrupper som jobbade med sociala insatser var mer vana att arbeta utanför kontoret än socialsekreterarna som satt med ansökningar och utredningar.

Erik Bengtssons arbetsgrupp började tala om att de utgick hemifrån, snarare än att de jobbade hemifrån. Det innebär att personalen gör dokumentation och skriver utredningar hemma samt har större delen av sina möten digitalt via Teams och över telefon. Men de har fortfarande fysiska möten med de brukare som behöver det. Vuxenenheten inspirerades bland annat av stöd -och rehabteamets arbetssätt ”Walk and talk” och att träffas där brukaren önskar.

De började möta sina klienter utomhus på allmänna platser, som parker och torg. En fördel, menar Erik Bengtsson, är att brukaren själv kan vara med och bestämma var de ska ses. En person som hade hund ville till exempel träffas i en hundrastgård. Det är viktigt att föra en dialog med personen och vara lyhörd för vad hen känner sig bekväm med, säger Erik Bengtsson. Han tycker att mötena blir bättre utomhus.

– Det är relationsbyggande och vi kan samtala på ett annat sätt. Vi möts på en gemensam arena som inte är socialtjänstens lokaler, en allmän plats som är till för oss båda. Det tar såklart inte bort maktbalansen mellan den professionella och den som söker hjälp, men den jämnar ut balansen något.

Majoriteten av mötena som hålls utomhus handlar om olika insatser. Det kan vara med personer som är i behandling, bor på socialtjänstens boenden eller har stöd från öppenvård eller boendestöd. Uppföljningsmöten fungerar också bra utomhus. Då träffar socialsekreteraren och den som utför insatsen, till exempel öppenvården eller boendestödjaren, personen som får insatsen tillsammans för att gå en promenad och prata om hur kontakten fungerar.

Men alla möten är inte lämpliga att hålla utomhus. När det gäller personer som Erik Bengtsson ska träffa för första gången funkar det bäst att ses i socialtjänstens lokaler. Ofta kan klienterna behöva träffas ett par gånger innan de känner sig bekväma med att mötas ute. Delar av en utredning kan till exempel göras utomhus, medan känsligare bitar är bättre att ta inne på kontoret.

– Vet jag att vi till exempel ska prata om familjeförhållanden i personens historia som inte fungerat så bra, eller andra saker som kan väcka känslor, upplever jag det som tryggare att träffas inne i våra lokaler. Vissa vill också hellre ses hos oss än på en allmän plats.

Han upplever att brukarna är positiva till att träffas utomhus och få vara med och påverka var mötet ska äga rum.

För att ändå kunna ta emot medborgarna på kontoret har socialtjänsten satt upp skyddsglas i besöksrummen. Erik Bengtsson upplever att klienterna har stor förståelse för smittskyddsåtgärden. Men själv tycker han att det hämmar relationen.

– Vi försöker bygga upp och möblera besöksrummen så att de ska vara trevliga och relationsbyggande, och så sätter man ett skyddsglas mitt i det. Bara att ha ett fysiskt föremål mellan oss, även om det är genomskinligt, gör något med samtalet.

Ett annat verktyg som socialtjänsten har börjat använda är att träffa medborgarna vid något av stans utegym. Då kan den professionella och medborg­aren som behöver stöd antingen bara prata eller samtidigt träna ihop.

– Det är också relationsbyggande, som walk and talk, att vi gör något tillsammans. Vi bygger upp relationen så att vi redan nu, eller senare, kan prata om tyngre saker. Att träna tillsammans främjar också den fysiska hälsan, även om det inte är socialtjänstens primära uppdrag.

Att träna ihop kan också vara en del i förändringsarbetet, fortsätter han, om personen till exempel har en behandling utifrån ett missbruk. Då kan hen behöva byta sammanhang och umgänge och hitta andra saker att fylla sin dag med. Sedan finns det vissa som är intresserade av träning och därför föredrar den mötesformen.

Tidigare hade Erik Bengtsson fysiska möten tillsammans med brukare och samarbetspartners inom regionen för att arbeta med personens SIP, samordnad individuell plan. Här samordnas insatser från socialtjänsten och hälso- och sjukvården. Under pandemin sker SIP-mötena med det digitala verktyget Teams.

Ofta sitter socialsekreteraren tillsammans med brukaren på ett smittsäkert sätt samtidigt som personer från hälso- och sjukvården finns med på länk. Erik Bengtsson tycker att fysiska möten där alla sitter i samma rum är mer givande, även om Teams är en bra lösning under pandemin.

På distans är det också svårt att läsa av folk; har sjuksköterskan förstått vad jag menar? Det är en fördel att ha brukaren i rummet, för det viktigaste är att brukaren förstår vad som planeras och vem som gör vad.

Samtidigt, tillägger han, är de digitala SIP-mötena tidseffektiva. I vanliga fall kan det ta två timmar att ta sig till och från ett möte på till exempel ett sjukhus.

Erik Bengtsson längtar efter att pandemin ska ta slut och att arbetet i stort ska gå tillbaka till det normala. Särskilt skyddsglaset i besöksrummen ska bli skönt att slippa. Men samtidigt finns det flera verktyg som han vill fortsätta använda även i framtiden. Walk and talk är en favorit som är här för att stanna, liksom möjligheten att utgå hemifrån i arbetet. Han tror att pandemin har ökat socialsekreterarnas förmåga att tänka utanför boxen.

– Den största vinsten är att vi har blivit mer flexibla i olika mötesformer, att vi kan träffas ute eller ha digitala möten. Jag tror både att vi själva kommer att fortsätta med det efter pandemin och att efterfrågan från medborgarna på olika mötesformer ökar.

4 smarta mötestips

SIP-möten över Teams

Socialtjänsten samverkar med brukare och hälso- och sjukvården utan att alla är i samma rum.

Skyddsglas i ­besöksrummet

Gör det möjligt att ­träffas på socialtjänstens kontor.

Walk and talk

Mötespromenader där det passar dig och den du ska träffa bäst.

Utegym

Socialsekreterare och behandlare träffar brukare vid utegym för att prata och träna.