Socialchefen och gisslandramat i Kalix

Där väntade julfika med kollegorna i centrala ledningsgruppen. Det var personalchefen som bakat, som alltid, och Anna-Lena Andersson såg fram emot dagen och julledigheten som hägrade om en vecka.

Den som ringde var områdeschefen för hemtjänsten. Hon berättade att personalen haft problem med datorerna under natten. Man hade inte kommit in i systemet för besöksscheman.

– Jag blev inte särskilt orolig. Att något it-system strular är inget ovanligt, jag tänkte att det skulle lösa sig under förmiddagen, säger Anna-Lena Andersson.

Men under samtalets gång insåg hon att problemet var större än hon först trott. Det var många hemtjänstmedarbetare som haft problem med sina datorer och felrapporteringarna fortsatte komma in.

Strax efter klockan åtta meddelade Anna-Lena Andersson kommundirektören att det fanns stora problem med åtkomsten av verksamhetssystemen. Klockan nio satt hela centrala ledningsgruppen i krismöte i stället för med julfika.

– Alla kommunens it-system var utslagna. Ingen kom åt sin mejl, det enda som fungerade var telefonerna. För socialförvaltningens del innebar det att ingen kom åt sin planering eller uppgifter om brukarna. Som tur var fungerade de digitala trygghetslarmen, eftersom de hör till ett annat system, berättar Anna-Lena Andersson.

Kalix kommun var utsatt för en så kallad ransomware-attack. En lösensumma för att återställa IT-systemet begärdes via mejl. Ingen vet ännu vem som låg bakom, bara att det måste vara proffs och att de förmodligen agerade från utlandet. Någon lösensumma har aldrig betalats ut.

Anna-Lena Andersson beskriver det som ett skräckscenario. Vad skulle hända med brukarna, hur skulle det gå att bedriva vård och omsorg utan tillgång till patientjournaler och medicinlistor? Till besökslistor och scheman?

– Vi i ledningsgruppen började med att göra en omedelbar åtgärdsplan. Liv och hälsa måste gå först, alla som arbetade ute i fältet måste genast kunna börja arbeta utan digitala verktyg.

Nästan fyra månader efter den där decemberdagen strax innan jul, då det stod klart att Kalix kommun blivit offer för en it-attack, konstaterar Anna-Lena Andersson att historien egentligen börjar redan 2018.

– Det var då vi tog fram vår krisberedskapsplan. En sådan bör alla kommuner ha, men det är ett stort jobb att ta fram och om vi skjutit på det arbetet hade vi inte klarat oss så bra som vi ändå gjorde.

En krisberedskapsplan ska beskriva en övergripande struktur för hur ledningsorganisationen ska se ut vid oförutsedda händelser. Den ska identifiera sårbara områden och vad som måste göras för att vidmakthålla kommunens samhällsviktiga uppdrag i händelse av kris.

Att en sådan kris skulle kunna innebära såväl en pandemi som en omfattande it-attack var Anna-Lena Andersson ännu lyckligt ovetande om när hon tog initiativ till att göra beredskapsplanen.

– Vi skrev in värmebölja som exempel. Och strömavbrott.

Den modell som togs fram var rent teoretisk, men ledde ändå till att socialförvaltningen året efter gjorde en genomgång av alla digitala verksamhetssystem.

– 2019 gjorde vi en riskanalys för varje system och gick igenom vilka backup-er vi måste ha för journaler och utbetalningar. Vi gick igenom allt – i teorin, men inte i praktiken.

Men krisberedskapsplanerna fanns där, plus erfarenheterna från en pandemi och över hundra krisledningsmöten kopplade till den. När it-attacken kom var det trots allt en ganska väl rustad kommunförvaltning som gav upp alla tankar på julledighet och började jobba.

På socialförvaltningen började Anna-Lena Andersson systematiskt gå igenom område för område för att se vad som måste prioriteras.

Vad krävdes för att upprätthålla LVU- och LVM-ärenden? Hur skulle Nämndsbrevlådan för orosanmälningar hållas öppen? Hur skulle utbetalningarna av försörjningsstöd ske nu i utbetalningsveckan alldeles innan jul? Hur skulle hemtjänstpersonalen veta vilka brukare de skulle besöka hur dags och var?

– Utbetalningarna löstes genom att ekonomichefen med hjälp av bankdosa kunde dirigera om pengarna till privatkonton. Och hemtjänsten fungerade med hjälp av duktig och stabil personal som känner sina brukare och har i huvudet vem de ska till, berättar Anna-Lena Andersson och fortsätter:

– Vi har en del medarbetare som jobbade på den tiden då papper, pennor och whiteboards var viktiga arbetsredskap, vilket kanske är en anledning till att omställningen från digitalt till analogt ändå gick så snabbt. Vi började göra scheman på papper i stället.

Hemsjukvården, som i Kalix ligger hos kommunen, blev en extra stor utmaning. Journalföring och legitimering av personal är särskilt viktiga ur ett patientsäkerhetsperspektiv och normalt görs det digitalt. Nu skulle all dokumentation bli analog och distriktssköterskorna fick använda sina privata mobiler och datorer för att vid behov komma åt patienternas medicinlistor via regionens journaler.

Samtidigt pågick it-avdelningens hästjobb med att uppgradera kommunens alla datorer, i runda slängar 1 200 stycken, med nytt operativsystem och ny programvara. Teknikerna började med socialförvaltningens 400 datorer, som de oavbrutet arbetade med i tre veckor. Över jul och över nyår.

– Jag hade lagt in semester några dagar över jul och såg fram emot att gå omkring hemma i raggsockor och mysbyxor. Vi har alla jobbat hårt sedan pandemin kom och det kändes verkligen som att den där ledigheten behövdes. Men det blev ingenting av med den, säger Anna-Lena Andersson.

Samtidigt konstaterar hon att hon inte var ensam. Alla hjälpte till med det de kunde. De som inte kunde utföra några av sina vanliga arbetsuppgifter utan dator ryckte in på andra ställen.

– En av mina medarbetare som jobbar med budget- och skuldsanering och är en väldigt ordningsam person, flyttade ner till datarummet för att se till att drabbade datorer ställdes på ett ställe för att sedan hamna på ett annat när de var fixade. Och områdeschefen och några från administration som inte hade något att göra åkte ut och gjorde matinköp åt hemtjänsten. Varenda kotte bidrog till att få allt att funka.

Medan de arbetade ringde telefonerna oavbrutet. Ofta var samtalen från media. It-attacken i Kalix hade snabbt blivit en stor nyhet, även utanför Sverige. Andra samtal kom från kollegor i andra kommuner, som insett att det lika gärna kunde vara de som drabbats.

– En socialchef ringde mig och undrade om jag kunde skicka vår beredskapsplan. Men det kunde jag ju inte, för mejlen fungerade inte! Det är fascinerande hur beroende vi har blivit av tekniken för att kunna kommunicera. Det går nästan inte längre att föreställa sig hur det var innan, säger Anna-Lena Andersson.

Det är svårt att föreställa sig hur sårbar en organisation är innan man råkat ut för något som det som hände i Kalix. Men att sätta sig in i vad som kan hända; att göra en risk- och konsekvens-analys och kontinuitetsplaner, är absolut nödvändigt, konstaterar Anna-Lena Andersson:

– Sådana här attacker kommer bara bli vanligare. Och det kommer alltid att hända när alla minst av allt anar det. Så vänta inte med krisberedskapsplanen! Det måste finnas inlåsta backupsystem med utskrivna scheman och -patient- och brukardata. Till digitala medicinskåp måste det finnas analoga nycklar och varje nytt digitalt system som införs måste föregås av en risk- och konsekvensanalys.

– Det finns inga genvägar, jobbet måste göras. Vaknar du en morgon och upptäcker att allt slagits ut, så har du ganska stora bekymmer om du inte har en färdig plan. Det gäller även privata utförare. De kan också utsättas för attacker och i upphandlingar borde alltid beaktas att det finns en krisledningsorganisation som fungerar.

Kalix kommun har vunnit respekt för sin öppna, raka kommunikation under krisen. Ingen försökte mörka vad som hänt, alla jobbade tillsammans för att lösa problemet. Sådant kräver god ledning och Anna-Lena Andersson är en av dem som uppmärksammats för sitt arbete med, och igenom krisen. Hon tycks ta det med ro, understryker att hon inte jobbat hårdare än någon annan och att alla varit och är lika viktiga på sin position.

– När jag jobbade som sjuksköterska på akuten i Sorsele var vi utan läkare varannan helg. Jag vet hur det är att jobba i akuta situationer. Jag har sett olyckor och trauman och ond bråd död på nära håll. Ur det perspektivet känns ett kraschat it-system inte som slutet.

AVGÖRANDE LIVSHÄNDELSER

1966

”Jag föddes på BB i Kalix, men vi flyttade direkt till Malå i Västerbottens inland. Där växte jag upp och bodde kvar till jag var 35 år”.

1984

– ”Jag gick ut vårdlinjen i Lycksele på våren, sjutton år gammal eftersom jag fyller år på hösten. På den tiden måste man vara arton för att få jobba i -vården, men det var brist på arbetskraft så jag fick dispens och for till Kalmar för att sommarjobba inom långvården. Tillbaka i Malå började jag jobba inom äldreomsorgen”.

1989

”Gick ut sjuksköterskeskolan i -Skellefteå och började arbeta på vårdcentralen i Malå där jag arbetade inom äldreomsorgen och på akuten innan jag fick jobb som skolsköterska i Sorsele”.

1995

”Sedan blev det Malå igen och anställning på företagshälsovården, som jag drev i fem år”.

2000

”Fick jobb i Luleå, där jag som enhetschef skulle bygga upp ett korttidsboende. Sedan slumpade det sig så att jag hamnade på ett möte om välfärdsteknik i Finland.
Min chef skulle ha åkt, men hon kunde inte och bad mig. Där öppnades en helt annan värld för mig och det ena ledde till det andra. Jag började som kommunal representant arbeta halvtid med välfärdsteknik vid Luleå tekniska universitet, och halvtid inom äldreomsorgen. Under de åren blev det mycket flackande runt för att delta i olika utvecklingsprojekt. Jag var även med och skrev en bok om fältprov. Det var oerhört lärorika år och Luleå kommun ligger långt framme inom välfärdsteknik.”

2013

”När mitt arbete inom utveckling i Luleå kommun upphörde sökte jag jobb i Kalix och kom hit som kvalitetsutvecklare”.

2014

”Fick tjänst som socialchef i Kalix”.