Verktyget: Så skapade vi trygghet på jobbet

Malin Isaksson jobbar med kompetensutveckling inom Kriminalvården. Hon berättar att myndigheten använder en struktur med coacher och handledning för de medarbetare som arbetar med metoden.

– Ett system där personalen får upprätthålla och utveckla sin kompetens genom handledning påverkar arbetsmiljön positivt. Det gör att du som medarbetare får bekräftat att du jobbar på rätt sätt och vet vad du ska göra för att utvecklas vidare. Det skapar förutsägbarhet och trygghet i arbetet, säger Malin Isaksson.

När medarbetarna känner att de behärskar sina arbetsuppgifter och får stöd blir det även lättare att hantera en hög arbetsbelastning.

– Systemet kan också bidra till att minska personalomsättningen. Det blir mer attraktivt att arbeta på en arbetsplats där medarbetarna upplever att de utvecklas, säger Malin Isaksson.

Manilla Pettersson är handledare och Krimstics-coach inom frivården i Göteborg. Hennes jobb är att stötta sina medarbetare i deras yrkesroll. Hon arbetar framför allt på tre plan: månadsmöten, individuell återkoppling och terminsavstämningar.

Månadsmötena sker i grupp och följer fyra faser. Varje möte börjar med en inledning som klargör vad mötet handlar om. Sedan följer en återblick där deltagarna repeterar eller förtydligar saker som togs upp på förra mötet och går igenom hemuppgifter. Varje möte har ett tema, till exempel en viss intervention, strategi eller förhållningssätt. Då håller Manilla Pettersson en föreläsning eller låter deltagarna göra gruppövningar, diskutera eller utbyta erfarenheter.

Hon berättar att kollegorna upplever att de under månadsmötena blir påminda om kunskap de tagit till sig. Men många menar att erfarenhetsutbytet är viktigast.

– De uppskattar att höra att andra också stöter på samma problem som de själva, och framför allt att få tips om hur man tar sig över det, samt att ta del av erfarenheter där det har gått som planerat. En person sade att hon tycker att det är en så skön attityd på månadsmötena, eftersom de kan prata om jobbiga saker på ett konstruktivt sätt.

Mötet har ett tydligt avslut där Manilla Pettersson och deltagarna summerar vad de gått igenom. De fokuserar på vad som kan vara hjälpsamt i arbetet och varje medarbetare får svara på frågan ”Vad tar jag med mig från i dag?”.

Två gånger om året har Manilla Pettersson också individuell återkoppling med personalen. Då lyssnar de på en bandinspelning av ett av medarbetarens klientsamtal. Den anställde förbereder sig genom att reflektera kring vad som blev bra i samtalet samt vad hen skulle ha velat göra annorlunda.

Regelbunden återkoppling

Manilla Pettersson kommer med muntlig och skriftlig återkoppling kring samtalets struktur och handläggarens färdigheter. Hon berättar vad som var bra och varför det var bra. Ibland kommer hon med råd om hur personen kan ta steg framåt.

När hon frågar sina kollegor vad de tycker om återkopplingen svarar många att det är fantastiskt att få sitta ner en timme och prata om sitt jobb. Ofta är de anställda ensamma i sitt arbete. Men nu finns någon annan med och ger feedback, framför allt på det som fungerar.

– Många berättar att de känner sig lyfta och stärkta efteråt. Jag minns första gången jag själv hade ett sådant samtal för fem år sedan. Jag var typ i chock, så glad var jag. Jag kände mig stolt och tänkte ’Oj, jag är faktiskt bra på det jag gör!’.

Efter ett tag, fortsätter hon, lär sig medarbetarna att bekräfta sig själva på samma sätt.

Manilla Pettersson träffar också de anställda två gånger per år för terminsavstämning. Medarbetaren förbereder sig genom att fundera över hur terminen varit utifrån de mål som personen satt tidigare samt vad hen vill uppnå nästa termin och hur coachen kan hjälpa till. Manilla Pettersson kommer med återkoppling på medarbetarens arbete under terminen och råd inför framtiden.

Tydlig struktur skapar trygghet

Den tydliga strukturen med regelbunden handledning, berättar Manilla Pettersson, gör arbetet förutsägbart på alla plan, vilket skapar trygghet. Det blir tydligt för medarbetarna vad deras uppdrag är och vilka förväntningar som finns på dem från chefer, kollegor och klienter.

– Det gör att man känner sig professionell. När min roll är tydlig vet jag också varför jag gör som jag gör och vad det får för resultat.

På frivården i Göteborg finns också en lokal rutin för inskolning av all ny personal. Den nyanställda får en handledare och en fadder. Som handledare har Manilla Pettersson ett övergripande ansvar för att nya medarbetare ska få kunskap om vad det innebär att arbeta inom verksamheten, till exempel vem man ska vända sig till vid hot och våld samt vad barnperspektivet innebär.

Under de första tre månaderna har hon möte med den nyanställde en gång i veckan. De fokuserar framför allt på medarbetarens funderingar och behov. De följer också en checklista som bland annat innehåller vilken information den nyanställde ska få från den personalansvarige och av sin chef samt vilka olika arbetsgrupper som finns och vad de gör.

Faddern ingår i samma arbetsgrupp som den nyanställde och ska helst sitta i närheten så att det blir lätt att ställa frågor. Fadderns uppgift är att lära sin nya kollega det klientnära arbetet och berätta detaljer om hur arbetsplatsen fungerar, som var man värmer sin lunch.

Handledare, fadder och nyanställd har också gemensamma uppföljningar. Hur ofta avstämningarna sker varierar. I förra veckan bokade Manilla Pettersson till exempel möten med en nyanställd och dennes fadder en gång varannan vecka under den första månaden. En gång i månaden träffar de tre gemensamt den nya medarbetarens chef.

Målet med de täta uppföljningarna är att det ska bli tydligt vilka förväntningar som finns på den nyanställda och ge personen stöd i det. Då blir arbetet förutsägbart och personen känner sig trygg och sedd, förklarar Manilla Pettersson. Ofta hör hon av sig redan innan personen har börjat och berättar hur den första arbetsdagen ska se ut.

– Jag tror att förutsägbarheten och tryggheten är avgörande för om en person vill vara kvar på en arbetsplats eller inte. Människor kan stå ut med ett hårt arbetstryck när de har en bra gemenskap och känner att de har stöd. Tryggheten i att inte stå ensam när det blåser är ovärderlig, säger hon.

Skulle systemet med handledning av coacher och introduktion för nyanställda kunna vara användbar även inom andra människovårdande yrken, som till exempel socialtjänsten? Ja, det tror Malin Isaksson.

– Att medarbetare får lyssna på hur andra gör, själva formulera hur de gör och får återkoppling på sin insats stärker deras kompetens och de blir allt bättre på sitt jobb, säger hon.

Faddrar och handledare gör också att det går snabbare för nyanställda att komma in i arbetssättet.

– När kollegorna vet precis hur de ska jobba, och det finns en samsyn kring arbetssättet på arbetsplatsen, blir det tydligt vad den nyanställde ska göra, säger Malin Isaksson.

---