Hur prioriterar man när resurserna tryter? Motala tror sig ha svaret

– Det är en fördel om man vet vad man gör för prioriteringar, så att man kan värdera och styra dem – och för det har vi i Motala en upparbetad process.

Arbetssättet, som under drygt tio år har mejslats fram med stöd av forskare vid Linköpings universitets Prioriteringscentrum, vilar på en årskalender; ”årshjulet”. Stommen i processen är prioriteringsforumen, de möten där tjänstemän och politiker tillsammans diskuterar verksamhetsanalyser, behov, utmaningar och möjligheter.

Processen är komplex.

– Det är viktigt att vi inte fastnar i vad vi hade för behov tidigare utan i stället värderar de behov vi ser nu: Är det här de riktiga behoven? Hur kommer de att utvecklas? Kommer de att påverkas av det som händer i omvärlden? säger Pernilla Thunander.

Hon exemplifierar:

– För att kunna se äldreomsorgens verkliga behov följer vi befolkningsprognoser och gör omvärldsanalyser. Vi vet att behovet av särskilt boende och hemtjänst har minskat i och med den medicinska utvecklingen och förebyggande insatser, men samtidigt blir de äldre fler. Och i Motala ledde covidpandemin till att färre äldre avled, sådant behöver vi ta hänsyn till.

Den demografiska utmaningen behöver också finnas med i analysen.

– Att andelen äldre ökar medan de i yrkesför ålder blir allt färre är en utmaning som drabbar all verksamhet, men inom socialtjänsten kommer det att bli extra kännbart. Vi har ju i uppdrag att möta de äldres behov, samtidigt som vi inte kan ha fler medarbetare i framtiden. Det kommer helt enkelt inte att finnas lika många personer som kan arbeta inom socialtjänsten, så vi måste ställa om för att klara verksamheten med färre personer.

Inom socialtjänsten kan man inte prioritera bort människors behov.

– Vi kan bara titta på allt runt omkring, se om vi kan göra det på smartare sätt – och kanske kan vi hitta förebyggande insatser som gör att behoven inte blir så stora eller att människor klarar sig längre utan insatser från socialtjänsten.

De analyser som arbetssättet kräver föder ibland nya tankar om hur verksamheten kan effektiviseras. Att anlita en arbetsterapeut för att göra arbetsförmågebedömningar hos kommuninvånare med långvariga behov av ekonomiskt bistånd är ett sådant exempel. Idén genomfördes och effekten var god. Flera personer fick hjälp att hitta andra försörjningsmöjligheter än bistånd.

Ett annat exempel är de digitala möten som under pandemin infördes i stället för besök hos externt placerade kommuninvånare vid Sis-hem, HVB-hem och familjehem. Eftersom de fungerade så bra fortsatte man med dem. Och inom socialförvaltningen har man sett att det i vissa fall skulle ha lönat sig att placera barn och ungdomar på dyrare placeringar än de fick.

– Det skulle, på längre sikt, ha gett bättre effekt såväl ekonomiskt som mänskligt, än det som var mindre kostsamt vid första placeringstillfället, säger Pernilla Thunander.

Det finns planer på fler förnyade arbetssätt. Den signering som medarbetare gör när de lämnar läkemedel till boende, genomför rehabiliteringsinsatser eller rapporterar avvikelser är ett exempel.

– Den sker idag på papper, och det tar stora resurser från sjuksköterskor, arbetsterapeuter, sjukgymnaster och personal inom hemtjänsten. Om den kan ske digitalt skulle det kunna frigöra resurser, säger Pernilla Thunander.

Tankar finns också på att anlita någon som kan hjälpa till med att stävja välfärdsbrottsligheten och någon som är bra på rehabiliteringsfrågor ur ett arbetsmiljöperspektiv.

– Vi tror att kostnaden för att komma åt välfärdsbrottsligheten skulle tjänas in på kort tid, men det kräver att kompetens byggs upp och att vi samarbetar med andra kommuner. Och rehabiliteringsinsatser skulle kunna komma åt korttidsfrånvaron på grund av sjukdom, som är ett problem för en del medarbetare – och kostsamt för kommunen.

De gemensamma diskussionerna mellan tjänstemän och politiker ger en värdefull helhetsbild, tycker Pernilla Thunander.

– Det gör att man successivt kommer ifrån det här med att bara se om sitt eget hus. I stället får man en bredare förståelse. Man arbetar för att vara en kommun i stället för en massa förvaltningar. Man kan göra gemensamma prioriteringar och ta gemensamt ansvar, man hittar samordningsvinster, utnyttjar gemensamma metoder, får nya infallsvinklar på hur man kan jobba – och det ökar ju möjligheten att göra ett bra arbete. Jag tänker att det på lång sikt handlar om att ha ett bättre resursanvändande.

Inför 2023 hade kommunen ett besparingsbehov på 60 miljoner kronor. I stället för att fördela ut ett procentuellt sparbeting undersökte tjänstemän och politiker om något skulle kunna göras på annat sätt. Det ledde bland annat till satsningar för att öka frisknärvaron, förändringar av internhyressystemet, att investeringsbehoven värderades, att tekniska förvaltningen effektiviserades med bland annat gemensamt vaktmästeri och att inköps- och upphandlingsarbetet började förbättras.

– Hade vi inte gjort det hade sparbetinget drabbat grundverksamheten med orimliga besparingskrav – och vi hade hamnat i ett kortsiktigt sparande som skulle ta fokus från det långsiktiga omställningsarbete vi behöver göra för att klara den demografiska utmaningen, säger Pernilla Thunander.